Dokumentation

1.1. Funktionen der App

in.bounz bietet dir folgende Funktionalitäten direkt in deiner eigenen Salesforce Umgebung:

• Übersicht über die Kommunikation in deinen Postfächern
• Automatisiertes Importieren deiner eingehenden E-Mails in dein Salesforce System
• Importmöglichkeit ausgehender E-Mails in dein Salesforce System
• Anlegen von Ordnern in deinem Postfach
• Auslösen von automatischen Benachrichtigungen in Salesforce
• Automatische Erstellung und Zuordnung von Aufgaben in Salesforce aufgrund deiner Kommunikation
• Automatische Erstellung und Befüllung von Datensätzen mit relevanten Informationen aus eingehenden E-Mail-Nachrichten
• Aktualisierung vorkonfigurierter Felder, beispielsweise des Status eines Auftrages

Sämtliche Funktionalitäten sind (je nach Präferenz) vollständig automatisierbar. Dabei greifen in.bounz und Salesforce-native Automationsmöglichkeiten nahtlos ineinander.

Diese Auflistung dient der Übersicht. Im weiteren Verlauf werden wir diese Funktionen einzeln und detailliert beschrieben.

1.2. Die Oberfläche von in.bounz

Die Oberfläche zur Konfiguration und Nutzung von in.bounz setzt sich ausschließlich aus nativen Salesforce Bestandteilen zusammen. Folgende Reiter findest du in der Applikation:

2.1. Salesforce Version

in.bounz setzt zunächst die Nutzung einer Salesforce Platform Edition oder Salesforce SalesCloud Enterprise Edition voraus. Höhere Editionen der SalesCloud werden selbstverständlich ebenfalls unterstützt.

2.2. E-Mail Provider

Weiterhin benötigt in.bounz Zugang zu deinem E-Mail Provider. Dafür muss es IMAP* nutzen. Die App muss auf das Postfach jedes Benutzers zugreifen, daher müssen die Nutzer E-Mail-Adresse sowie das Passwort bereitstellen. Damit die Benutzer nicht ihre privaten Passwörter verwenden müssen, empfehlen wir dringend ein App-Passwort deines E-Mail-Anbieters zu nutzen.

App-Passwörter erlauben Apps und Geräten, auf deinen E-Mail-Account zuzugreifen, wenn die Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist. Dein E-Mail-Anbieter wird dir alle dazu nötigen Informationen geben können. Allerdings ist es wichtig anzumerken, dass nicht alle E-Mail-Anbieter diese Funktion unterstützen. Wir können daher keine Verantwortung für die Konfiguration oder Einschränkungen auf Seiten des Providers übernehmen.

3.1. Installation

Die Installation von in.bounz erfolgt via Salesforce AppExchange.

Klicke auf den Button "Get It Now", um den Installationsprozess zu starten.

Wenn du auf der Installations-Seite bist, wähle „Nur für Administratoren“. Diese Auswahl ist erforderlich, da sonst auch nicht-autorisierte Nutzer Zugriff auf sensible Daten erhalten könnten.

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Klicke auf „Installieren“ und bestätige die Meldung „Ja, Zugriff auf diese Drittanbieter-Websites gewähren”.

Im Rahmen der Installation muss Freigabe auf die Ansprache unterschiedlicher Schnittstellen gewährt werden. Neben der Schnittstelle muss für den reibungslosen Betrieb des Tools auch mit in.bounz-Servern kommuniziert werden.

Mit "Weiter" wird die Installation gestartet.

Sobald deine Installation abgeschlossen ist, findest du alle dem Package zugehörigen Komponenten in deiner Salesforce-Org. Du kannst sie an dem Namensbereich „in.bounz“ erkennen.

Möglicherweise erscheint eine Benachrichtigung mit folgendem Inhalt: „Die Installation dieser Anwendung nimmt einige Zeit in Anspruch. Sie erhalten eine E-Mail, wenn die Installation abgeschlossen ist.” Wenn eine solche Meldung zum ersten Mal bei dir erscheint, keine Sorge. Klicke einfach auf „Fertig“. Salesforce teilt dir dann per E-Mail mit, ob die Installation erfolgreich war.

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Nach beendeter Installation empfehlen wir die Überprüfung der Installation im Bereich „Pakete“ unter „Installierte Pakete“ im Salesforce Setup.

3.2. Vergabe von Nutzungsrechten

Die Nutzung der Applikation setzt die Vergabe bestimmter Rechte an gewünschte Salesforce-User voraus. Grundsätzlich wird hierbei nach der Art der Nutzung unterschieden:

• in.bounz-Lizenzen
• Salesforce-Berechtigungssätze*

in.bounz-Lizenzen werden im Bereich "Installierte Pakete", direkt beim dort gelisteten in.bounz-Paket, zugewiesen. Klicke dazu auf die Schaltfläche "Lizenzen verwalten" und ordne die gewünschten Nutzer zu.

Die Zuweisung der Salesforce-Berechtigungssätze erfolgt dagegen separat.
Folgende Arten von Salesforce-Berechtigungssätzen werden in in.bounz grundsätzlich unterschieden:

• in.bounz-Admin: für administrativen Vollzugriff auf alle Bereiche der Applikation
• in.bounz-User: für Anwenderzugriff auf Mailbox

Zur Zuweisung dieser Berechtigungssätze suche im Setup nach „Berechtigungssätze“.

Suche in der Liste nach „in.bounz Admin“ und "in.bounz User“ und klicke auf das jeweilige Set an Rechten, das du einem Benutzer vergeben willst.

Gehe auf „Zuweisungen verwalten“ und füge die gewünschten Benutzer mittels Ankreuzen der Checkbox hinzu.

WICHTIG: Essentiell ist zudem die Freigabe der standardmäßig mit in.bounz mitgelieferten Dashboards und Reports. Hierzu bitte in die Standard-Tabs für "Reports" und "Dashboards" in der Salesforce-Oberfläche wechseln und dort jeweils (!) in den Freigabeeinstellungen des mit der Installation von in.bounz hinzugefügten Ordners "in.bounz" diesen für die Gruppe aller internen Nutzer freigeben. Zu finden ist diese Freigabemöglichkeit folgendermaßen: Suche über die Suchfunktion Berichte bzw. Dashboards > Alle Ordner > in.bounz > Freigeben (über die Pfeilfunktion rechts). Wird dieser Schritt versäumt, kann der Homescreen der in.bounz-App für Nutzer ohne Administratorlizenz nicht korrekt dargestellt werden.

3.3. Erstellen des Konfigurationsdatensatzes

Erster Schritt in der Konfiguration der Applikation ist die Bearbeitung des überlieferten Konfigurationsdatensatzes.

Suche dafür zunächst im App Launcher* oder über die Suchfunktion die „in.bounz“-Applikation.

Wechsle in den für diesen Schritt benötigten „Configuration“-Reiter. Hier musst du einmalig im Datensatz Angaben zu den grundlegenden Konfigurationsparameter anlegen.

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Folgende Felder können konfiguriert werden:

Noch einige Hinweise zu den Feldern:
Die Checkbox „Deactivated“ ermöglicht es dir, manuell alle Funktionen von in.bounz zu stoppen, wie beispielsweise die Erzeugung von Datensätzen.

Der Button „Reset Configuration“ setzt die Konfiguration auf den ursprünglichen Zustand zurück und löscht alle Result Datensätze. Mehr dazu unter 3.10 Zurücksetzen der Konfiguration.

3.4. Testversion

Du hast die Möglichkeit, in.bounz für 30 Tage kostenfrei und vollumfänglich zu testen. Du benötigst dafür keinerlei Kreditkarteninformationen. Nach 30 Tagen läuft die Testphase automatisch aus und du kannst auf in.bounz nicht mehr zugreifen.

Falls du in.bounz in einer Sandbox testen möchtest, funktioniert der Installationsprozess grundsätzlich exakt wie in der Live-Umgebung. Einzige Ausnahme bildet der Fall, wenn die Sandbox nach Installation von in.bounz erzeugt wird, wenn in.bounz also bereits in der Sandbox mit teilweise existierenden Konfigurationsdaten vorinstalliert ist. In diesem Fall muss für eine reibungslose Funktion zwingend die Schaltfläche „Reset Configuration“ genutzt werden.

3.5. Lizenzen buchen

Nachdem du den Konfigurationsdatensatz erstellt hast, musst du noch den Kaufprozess abschließen.

Dieser Schritt ist besonders wichtig, damit du in.bounz nutzen kannst!
Die Lizenzgebühren für die Nutzung von in.bounz werden per Lastschriftverfahren von dem von dir angegebenen Konto eingezogen. So kannst du deine entsprechenden Informationen hinterlegen:

1. In der in.bounz-App findest du im Reiter "Configuration" den Button "Manage Licenses". Klickst du auf den Button, öffnet sich eine Login-Seite zu deinem License-Management-Bereich. In diesem Kundenportal findest du alle wichtigen Daten zu deinen in.bounz-Lizenzen, Zahlungsinformationen, aber auch die Möglichkeit, per Klick weitere Lizenzen hinzuzubuchen.

Um dich einzuloggen, erhältst du per E-Mail einen individuellen Code, den du zum Anmelden in der Login-Maske eingibst.

2. Nach dem Login öffnet sich die Übersichtsseite mit einigen Hinweisen, welche Informationen du uns mitteilen musst, damit du in.bounz in Zukunft nutzen kannst.

Indem du auf "Check your billing address" klickst, kannst du eine gültige Rechnungsadresse hinterlegen. Klicke anschließend auf "Check your SEPA direct debit mandate", um ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen. Du findest die Eingabemasken für deine Daten auch unten in den Reitern "Billing" und "Payment".

Nachdem du die notwendigen Daten eingegeben und gespeichert hast, erhältst du von uns per E-Mail eine Bestätigung und ein Dokument mit allen Informationen zu deinem SEPA-Lastschriftsmandat.

Beachte: Die E-Mail mit der Bestätigung wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die beim in.bounz-Download im Salesforce AppExchange angegeben wurde!

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3.6. Authentifizierung

Sobald der Datensatz erstellt ist und du deine Zahlungsinformationen hinterlegt hast, musst du dich bei den in.bounz-Servern authentifizieren, um alle verfügbaren Funktionalitäten sicherzustellen.

Diese Authentifizierung erfolgt einmalig. Klicke hierfür einfach auf die Schaltfläche „Authenticate“ in dem erstellten Datensatz.

Der Nutzer wird nach erfolgreicher Authentifizierung (diese muss ggf. durch Bestätigung der OAuth2-Abfrage finalisiert werden) auf eine Ergebnisseite weitergeleitet. Im Erfolgsfall ist die durchgeführte Authentifizierung am Haken im Feld „Authenticated“ zu erkennen.

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Im Falle einer erfolgreichen Authentifizierung erscheint folgende Meldung:

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Auch im Konfigurationsdatensatz ist anschließend der Haken unter "Authenticated" gesetzt.

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3.7. Hinzufügen einer Mailbox

Zum Import von E-Mails wird die Verbindung zu einem E-Mail Postfach benötigt, von dem die E-Mails durch in.bounz in deine Salesforce Instanz importiert werden sollen. Bevor du eine Mailbox anlegst, ist es wichtig, dass du sicher stellst, dass die Record Types für die Lightning Record Pages „Other Mailbox Record Page“ sowie „Outlook Mailbox Record Page“ aktiviert sind (siehe Punkt 3.9 Aktivierung von Record Pages).

Folgende Einstellungen kannst du beim Anlegen einer Mailbox vornehmen:

Über den Button „Send Invitation“ kannst du den im Feld „IMAP User“ hinterlegten Benutzer per E-Mail dazu einladen, ein Postfach-Passwort einzugeben, um in.bounz für sein Postfach zu nutzen. Das Passwort wird sicher gespeichert, so dass kein anderer Salesforce-Benutzer darauf zugreifen kann. Zudem kannst Du der E-Mail eine persönliche Nachricht hinzufügen.

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Wir empfehlen, über die Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters ein App-Passwort zu generieren und dieses für die Einrichtung der Verbindung zu verwenden. Die Verwendung Ihres regulären E-Mail-Passworts ist durchaus möglich, aber aus Sicherheitsgründen nicht die beste Lösung.

Für Outlook Nutzer:

Über den Button „Authorize“ kann der User oder der Administrator die Authorisierung zu Outlook vornehmen. Wurde diese erfolgreich durchgeführt, ist die Checkbox im Feld „Authorized“ angehakt. Anschließend kann über den Button „Test Connection“ überprüft werden, ob die Verbindung zu dem Postfach erfolgreich hergestellt worden ist.

Für Nutzer anderer E-Mail Anbieter:

Über den Button „Set Password“ kann der User oder der Administrator das Passwort hinterlegen. Wurde dies erfolgreich hinterlegt, ist die Checkbox im Feld „Password Set“ angehakt. Anschließend kann über den Button „Test Connection“ überprüft werden, ob die Verbindung zu dem Postfach erfolgreich hergestellt worden ist.

Hinweis: Sobald ein Passwort erfolgreich hinterlegt wurde, werden dir weitere mögliche Aktionen als neue Buttons eingeblendet.

Beachte: Wenn in.bounz drei Mal in Folge versucht, sich mit dem hinterlegten Programm zu verbinden, wird die Mailbox deaktiviert und eine entsprechende Fehlermeldung an den Administrator gesendet.

Über den Button „Test Connection” kann dann die Verbindung zu der Mailbox getestet werden.

Über den Button „Activate“ (der nur Usern mit dem Permission Set "in.bounz Admin User" angezeigt wird) kann anschließend die Mailbox aktiviert werden. Ab diesem Zeitpunkt werden automatisch E-Mail gemäß der vorgenommenen Einstellungen aktiviert.

Hinweis zum Zuordnen ausgehender E-Mails
Wenn du über in.bounz deine ausgehenden E-Mails in deinem Postfach in Salesforce importieren möchtest, kannst du dies tun, indem du mit Filtereinstellungen deines E-Mail Anbieters arbeitest. Erstelle dazu einen Ordner, in den du durch Filtereinstellungen automatisch die gesendeten E-Mails kopierst oder verschiebst, die du in Salesforce importieren möchtest. Richte dir dann eine Mailbox ein, in der der entsprechende Ordner (Feld „IMAP Folder“) überwacht wird.

3.8. Einrichten von Benachrichtigungen

Über "Notification Settings" können Push-Benachrichtigungen für ein oder mehrere Salesforce-Nutzer eingerichtet werden. Push-Benachrichtigungen werden dabei in folgenden Fällen erzeugt:

• Bei erfolgreicher Zuordnung eingehender E-Mail Nachrichten.
• Bei automatisierter Erzeugung von "Target Record"-Datensätzen.

Zudem kann zwischen Mailbox und Mapping unterschieden werden.

Zur Einrichtung von Push-Benachrichtigungen klicke auf das Tab „Notification Setting“ und dann auf die Schaltfläche "Neu" in der "Notification Settings"-Liste, um einen neuen "Notification Setting"-Datensatz zu erzeugen. Wähle aus, ob die Benachrichtigung bei einer eingehenden E-Mail in die überwachte Mailbox ("Mailbox") oder bei erfolgreicher Erfüllung einer Zuordnungsregel („Mapping Relation“) versendet werden soll.  

Die Konfiguration erfolgt über das Ausfüllen folgender Felder:

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Hinweis zur Aktivierung von Push-Benachrichtigungen für Mobilgeräte
Um Push-Benachrichtigungen für Mobilgeräte zu aktivieren, muss im Salesforce-Setup im Menüpunkt "Notification Delivery Settings" der Benachrichtigungstyp "in.bounz Notification" editiert und dort unter "Applications" die jeweilige zu unterstützende App ausgewählt werden.

3.9. Aktivieren von Record Pages

Da Salesforce bei Installation von Applikationen wie in.bounz die Aktivierung von Record Pages bei gleichzeitiger Nutzung von Record Types leider nicht zulässt, muss dies nach Installation einmalig manuell erfolgen.

Konkret betrifft dies die Objects "Mailbox" und "Target Object":
Diese findest du im Setup. Gib hier in der Suchleiste Lightning Configuration Pages bzw. Lightning-Anwendungsgenerator ein.

Für das Object "Mailbox":
Bitte weise hier zur korrekten Funktion von in.bounz die Seite "Other Mailbox Record Page" dem Record Type "Other" zu.
Und weise die Seite "Outlook Mailbox Record Type" dem Record Type "Outlook" zu.

Die Zuordnung kannst du wie folgt vornehmen:
Seite anklicken > Anzeigen > Aktivierung > Zu Anwendungen, Datensatztyp und Profilen zuweisen > in.bounz auswählen > Weiter > Desktop und Telefon > Weiter > Other bzw. Outlook anklicken > Weiter > Alle Profile auswählen > Speichern.

Für das Object "Target Object":
Bitte weise hier zur korrekten Funktion von in.bounz die Seite "Mailbox Target Object Layout" dem Record Type "Mailbox" zu.
Und weise die Seite "Mapping Target Object Layout" dem Record Type "Mapping" zu.

Die Zuordnung kannst du im Detail wie folgt vornehmen:
Seite anklicken > Anzeigen > Aktivierung > Zu Anwendungen, Datensatztyp und Profilen zuweisen > in.bounz auswählen > Weiter > Desktop und Telefon > Weiter > Mailbox bzw. Mapping anklicken > Weiter > Alle Profile auswählen > Speichern.

3.10. Zurücksetzen der Konfiguration

Du kannst in.bounz per Klick auf den Button "Reset Configuration" oben rechts auf Ebene des Konfigurationsdatensatzes zurücksetzen. Dabei werden alle Results Datensätze gelöscht.

Zudem muss die Authentifizierung erneut erfolgen.

Die Checkbox "Deactivated" ermöglicht es dir, händisch alle Funktionen von in.bounz zu stoppen, wie beispielsweise die Erzeugung von Datensätzen.

4.1. Importbedingungen

Wenn du nicht pauschal alle verfügbaren E-Mails importieren möchtest, sondern nur eine bestimmte Auswahl, oder wenn du bestimmte E-Mails vom Import grundsätzlich ausschließen möchtest (beispielsweise E-Mails von einem bestimmten Absender), kannst du dies über spezielle „Import Condition“-Datensätze auf Ebene des jeweiligen „Mailbox“-Datensatzes, also auf Ebene des Postfachs, einrichten.

Bedingungen können für folgende Felder und Optionen der E-Mail eingestellt werden:

Absender- und Empfänger sowie CC-Adressen, Betreff, Body und ob ein Anhang enthalten ist.

Klicke dafür auf die Schaltfläche „Neu“ in der zugehörigen „Condition Blocks“-Liste auf Ebene eines „Mailbox“-Datensatzes und lege einen neuen „Import Condition“ Datensatz an.

Die Konfiguration erfolgt über das Ausfüllen der geforderten Felder:

Hinweis zu Condition Value
Das Feld „Condition Value“ ist zur Gewährleistung maximaler Flexibilität ein Freitextfeld. Dies erfordert besondere Vorsicht bei Definition des Filterwerts, die Möglichkeit von Konfigurationsfehlern ist entsprechend hoch. Bitte beachte daher unbedingt die Hinweise im Informationsbereich des Feldes. Datums-, Zeit- und Dezimalangaben müssen unbedingt korrekt formatiert werden.

• Adressenvergleich mit Operator  =  (gleich)  oder != (ungleich) (auf korrekte Schreibweise achten!)
• Adressenvergleich mit Operator Contains (enthält),  oder Not Contains (enthält nicht) auf gültige und gemeinsame Werte achten.
• Anhangabgleich im Muster  TRUE (Trifft zu) oder FALSE (Trifft nicht zu).
• Datumsangaben im Format yyyy-mm-dd, zum Beispiel 2022-10-09

Für Beispiele sieh dir gerne die folgenden Screenshots an:

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Du kannst mehrere Import Conditions anlegen, die in einem Condition Block zusammengefasst werden. Die Konfiguration erfolgt über das Ausfüllen der geforderten Felder:

4.2. Zuordnung eingehender E-Mails

in.bounz verfügt über die Möglichkeit, importierte E-Mails automatisiert beliebigen Salesforce-Datenstrukturen zuzuordnen. Dies erfolgt über sogenannte „Mappings“.
Das macht beispielsweise Sinn, wenn eingehende E-Mails auf den Postfächern automatisch zu Kundendatensätzen zugeordnet werden sollen.

Die Zuordnung von eingehenden E-Mails zu beliebigen Datensätzen erfolgt dabei nach dem Muster, dass E-Mail Bestandteile (Absender, Empfänger, CC-Adresse, Betreff, Body) mit Informationen in Salesforce abgeglichen werden und bei erfolgreicher Suche im System über individuell konfigurierbare Zuordnungsdatensätze („Mappings“) zugeordnet werden können.

Die Konfiguration dieser automatischen Zuordnung erfolgt über „Mapping“-Datensätze auf Ebene des „Mailbox“-Datensatzes sowie diesen „Mapping“-Datensätzen untergeordnete „Mapping Condition“- und „Field Updates“-Datensätzen. Ebenfalls können einem Mapping untergeordnete „Target Objects“ zugeordnet werden. Den „Target Object“-Datensätzen sind zudem „Field Configurations“-Datensätze untergeordnet.

Aber noch einmal die grundsätzlichen Erklärungen und Definitionen:

Mapping-Records regeln, welche Objekte mit den eingehenden E-Mails abgeglichen werden sollen und welches Feld grundsätzlich mit dem jeweiligen E-Mail Bestandteil beziehungsweise den jeweiligen E-Mail Bestandteilen verglichen wird. Das könnte zum Beispiel ein Account-Datensatz eines Kunden sein und der Abgleich könnte nach dem im Accountnamen hinterlegten Firmennamen erfolgen.

„Mapping Condition“-Records regeln wiederum, nach welchen Kriterien abgeglichen werden soll.

„Field Updates“ ermöglichen es, auf den Datensätzen, zu denen die E-Mails über den „Mapping“ Datensatz zugeordnet werden, Feldveränderungen beziehungsweise -updates durchzuführen.

„Target Object“-Datensätze regeln, welche Datensätze bei erfolgreicher Suche im System zur Zuordnung erzeugt werden sollen. Das kann beispielsweise ein Bewerbungs-Datensatz und ein Kontakt-Datensatz für neu eingehende Bewerbungen sein.

„Field Configuration“-Datensätze dienen der Konfiguration von bei Erzeugung des Zuordnungs-Datensatzes zu befüllender Felder.

Das Ergebnis automatisierter Zuordnung wird auf den „Result“-Datensätze gespeichert, diese können über den „Result“ Tab eingesehen werden. Dies gewährleistet die notwendige Transparenz im Falle von Zuordnungsfehlern.

Datensatztypen können dabei völlig beliebig gewählt werden. Neben Objekten aus der bekannten Salesforce Standardstruktur funktioniert in.bounz auch mit jedem beliebigen installierten oder selbst konfigurierten Custom-Objekt.

Um einen „Mapping“-Datensatz hinzuzufügen, klicke auf Ebene des „Configuration“-Datensatzes auf die Schaltfläche „Neu“ in der Liste der „Mapping“-Datensätze.

a) Erstellen von "Mapping"-Datensätzen

Eine Oberfläche zur Erstellung eines „Mapping“-Datensatzes öffnet sich. Fülle folgende Felder für die Konfiguration aus:

Der folgende Screenshot zeigt einen exemplarischen Mapping-Record zur Konfiguration eines Abgleichs mit dem Namen der im System befindlichen Accounts:

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Hinweis zu Mappings
Wir empfehlen den Versand aller E-Mails aus Salesforce mit einem Identifikator, den du tracken möchtest (siehe untenstehendes Beispiel). Füge hierzu zu jeder E-Mail-Signatur ein Mergefeld hinzu, dass einen entsprechenden Identifikator enthält. Wir empfehlen hierzu die Salesforce-ID. Erfolgt eine Antwort auf die entsprechende E-Mail erkennt in.bounz die ID wieder. Wenn du Salesforce Standard-E-Mails benutzt, musst du keinen Identifikator der Records, von welchen du E-Mails sendest, hinzufügen, da Salesforce das bereits speichert (Beispiel:  WhoID bei „Kontakt“ oder „Lead“). Wenn du eine Referenz oder einen Identifikator tracken willst, der nicht standardmäßig in Salesforce verfügbar ist, musst du sicherstellen, dass du deine E-Mail Vorlage entsprechend konfigurierst.

Beispiel zur Zuordnung einer E-Mail anhand der Account-ID:

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Jetzt gilt es, konkrete Kriterien für den Abgleich eingehender E-Mails festzulegen.

Diese bestimmen, unter welchen Bedingungen sie im System gefundenen Datensätzen exakt zugeordnet werden. Beispielsweise soll eine Bewerbung auf Ebene des Bewerbungs-Datensatzes anhand des Nachnamens zugeordnet und mit dem Status der Bewerbung abgeglichen werden. Beispielsweise wäre dies interessant, wenn eine E-Mail nur der Bewerbung zugeordnet werden sollen, solange diese noch im Status „New“ ist. Für den Fall, dass sich dann beispielsweise im Zeitverlauf eine Person auf verschiedene Stellen bewirbt, wird die E-Mail immer nur zu der Bewerbung im aktuellen Bewerbungsprozess zugeordnet.

b) Erstellen von "Mapping-Records"

Dazu benötigt man also zunächst einen "Mapping-Record", dem dann eine Mapping Condition zugeordnet wird. Dieser könnte wie folgt aussehen:

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Der Mapping Record für das Bewerbungsobjekt gleicht ab, ob eine Bewerbung mit dem Nachnamen (Last Name) entsprechend in der E-Mail-Adresse des Absender (From Address) oder im E-Mail-Text (Body) hinterlegt ist.

Anschließend benötigst du eine Mapping Condition, die festlegt, dass die Zuordnung nur erfolgen soll, wenn die Bewerbung im Status „Neu“ ist. Gehe dafür auf die Schaltfläche „Neu“ in der „Mapping Condition“-Liste des erzeugten „Mapping“-Datensatzes.

Um eine neue Bedingung zu konfigurieren, fülle folgende Felder aus:

Bitte beachte folgende Formatierungsvorgaben bei Hinterlegung von Werten im Feld "Condition Value":

• Datumsangaben im Muster yyyy-mm-dd, zum Beispiel 2022-07-09
• Zeitangaben im Muster yyyy-mm-dd hh:mm:ss, zum Beispiel 2022-07-09 17:36:00
• Dezimalwerte im Muster 0.0, also mit Punkt als Trennzeichen, zum Beispiel 10.5

Der folgende Screenshot zeigt die exemplarische Konfiguration eines „Mapping Condition“-Datensatzes für den Abgleich des „Status__c“ Feldes:

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c) Erstellen von "Field Updates"

"Field Updates" ermöglichen es, auf den Datensätzen, zu denen die E-Mails über den „Mapping“ Datensatz zugeordnet werden, Feldveränderungen bzw. -updates durchzuführen.

Ein anschauliches Beispiel: Wenn auf ein aus dem Salesforce-System versendetes Angebot mit Stage-Wert „Proposal/Price Quote“ von dem Kunden per E-Mail eine Antwort eingeht, wird die Opportunity Stage automatisch auf „Negotiation/Review“ gesetzt. Somit weiß jede:r zu jedem Zeitpunkt über den aktuellen Status Bescheid.

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4.3. Zuordnung ausgehender E-Mails

in.bounz verfügt über die Möglichkeit, importierte E-Mails automatisiert beliebigen Salesforce-Datenstrukturen zuzuordnen (siehe Hinweis unter 3.7 Hinzufügen einer Mailbox). Dies ist möglich durch das Arbeiten mit Filtereinstellungen deines E-Mail-Anbieters. Hierfür müssen alle deine gesendeten E-Mails in einen Ordner kopiert oder verschoben werden, der von in.bounz überwacht wird. Somit können diese ebenfalls in Salesforce geloggt werden. Wir empfehlen hierfür ein Mapping anhand der E-Mail-Adresse zu dem entsprechenden Salesforce Contact Objekt.

4.4. Zielobjekte (Targets)

Um einen „Target Object“-Datensatz zu konfigurieren, klicke auf die Schaltfläche „Neu“ in der „Target Object“-Liste im „Target Object Tab“.

Wähle nun die Art des "Target Object"-Datenatzes aus. Es gibt folgende Optionen:

• "Mailbox": zur Befüllung von Feldern des Zieldatensatzes aus Feldern der eingegangenen E-Mail
• "Mapping": zur Befüllung von Feldern des Zieldatensatzes anhand von Mappings

Hinweis zur Zuweisung von Seitenansichten
Bitte stelle sicher, dass der Schritt „3.9 Aktivieren von Record Pages“ in dieser Dokumentation erfolgt ist, bevor du „Target Object“ Datensätze anlegst.

Zur Konfiguration eines neuen „Target Objects“ fülle folgende Felder aus:

Für die Konfiguration ebenfalls erforderlich ist die Anlage mindestens eines dem „Target Object“ untergeordneten „Field Configuration“-Datensatzes. Diese dienen der Konfiguration der durch in.bounz zu befüllenden Felder des Zieldatensatzes.

Du erzeugst sie über die Schaltfläche „Neu“ in der untergeordneten „Field Configuration“-Liste im "Target Object".

Zur Konfiguration eines neuen „Field Configuration“-Datensatzes fülle folgende Felder aus:

Je nach Auswahl der Art des "Target Object"-Datenatzes sind entweder "Source Type" in der Oberfläche verfügbar oder nicht.

Der folgende Screenshot zeigt die exemplarische Konfiguration eines „Field Configuration“-Datensatzes für die Übernahme des „Email“-Feldes der eingegangenen E-Mail in das Feld „Email“ des zu erzeugenden „Bewerbung“-Datensatzes:

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In unserem Beispiel erstellen wir zudem weitere „Field Configuration“-Datensätze für die Übernahme des „Status“- und „Date“-Feldes. Neu erstellte „Field Configuration“-Datensätze erscheinen in der entsprechenden Liste auf Ebene des „Target Object“-Datensatzes:

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Hinweis zur Befüllung des Feldes "Source Value"
Das Feld „Source Value“ ist zur Gewährleistung maximaler Flexibilität ein Freitextfeld. Dies erfordert besondere Vorsicht bei Definition des Werts, die Möglichkeit von Konfigurationsfehlern ist entsprechend hoch. Bitte beachte daher unbedingt die Hinweise im Informationsbereich des Feldes. Datums-, Zeit- und Dezimalangaben müssen unbedingt korrekt formatiert werden.

Bitte beachte folgende Formatierungsvorgaben bei Hinterlegung von Werten im Feld "Source Value":

• Datumsangaben im Muster yyyy-mm-dd, zum Beispiel 2022-07-09
• Zeitangaben im Muster yyyy-mm-dd hh:mm:ss, zum Beispiel 2022-07-09 17:36:00
• Dezimalwerte im Muster 0.0, also mit Punkt als Trennzeichen, zum Beispiel 10.5
• Angaben aus der Email können durch FromAddress, ToAddress, CCAddress, Subject und Body referenziert werden.
• Angaben aus dem Search Object können durch den entsprechenden API-Feldnamen referenziert werden.

6.1. Fehler bei Dateneingabe

Bei Fehlern durch Fehleingaben oder Verbindungsproblemen erhält der Nutzer einen entsprechenden Hinweis.

Wird kein Hinweis auf einen Fehler ausgegeben, kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die ausgelöste Aktion erfolgreich war.

Angezeigte Fehlermeldungen entstammen dabei teilweise angeschlossenen Drittsystemen (bspw. IMAP Server), der Applikation in.bounz (durch bspw. Validierungen bei Dateneingabe) oder Salesforce selbst.

Sollte eine Fehlermeldung unklar sein, empfehlen wir den für die Installation verantwortlichen Salesforce-Administrator zu Rate zu ziehen.

6.2. Fehler bei im Hintergrund durchgeführten Aktionen

Zur besseren Übersicht wird ein Großteil der im Hintergrund durchgeführten Aktionen (zum Beispiel der Import von E-Mails) in einem dafür eingerichteten Objekt „Result“ gespeichert. Dies ermöglicht die Nachvollziehbarkeit von im Hintergrund oder automatisiert durchgeführter Aktionen.

Eine Liste dieser Ergebnisdatensätze sind im Reiter „Results“ zu finden. Im Erfolgsfall wird die Nachricht „Success“ angezeigt. Im Fehlerfall der entsprechende Fehler.

Hinweis zur Freigabe von Speicherplatz
Zur Freigabe von Speicherplatz, der über die Zeit durch angesammelte "Result"-Datensätze verbraucht wurde, kann die Schaltfläche "Clear" in beliebiger Listenansicht des "Results"-Reiters verwendet werden. Bitte beachte, dass bei Nutzung dieser Schaltfläche immer sämtliche "Result"-Datensätze ungeachtet der aktuell dargestellten Listenansicht gelöscht werden!

6.3. Fehler bei Zuordnung von E-Mails

Fehler bei der Zuordnung eingehender E-Mails zu Salesforce-Datensätzen werden ebenso wie Fehler beim Import im vorgesehenen Objekt „Result“ dargestellt. Kann eine eingehende E-Mail nicht zugeordnet werden, kann hier die jeweilige Ursache ermittelt werden.

Die im Rahmen von „Mapping Errors“ ausgegebenen Fehlermeldungen können innerhalb des „Mapping“-Records konfiguriert werden, der den Zuordnungsversucht ausgelöst hat.

In einigen Fällen ermöglicht das System zudem den Versand einer Fehler-E-Mail an die in der Konfiguration hinterlegte E-Mail-Adresse („Error Email Address“ im Konfigurationsobjekt, siehe Punkt 3.3. Erstellen des Konfigurationsdatensatzes).

6.4. Fehler beim Erstellen von Target Objects

Wird ein "Target Object"-Datensatz angelegt, aber in den "Field Configuration" ein in Salesforce als „required“ markiertes Feld nicht als "Field Configuration" angelegt, kann der entsprechende Datensatz nicht erstellt werden.

Es erscheint dann folgende Fehlermeldung:

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