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Gemeinsames Postfach: Alles, was du darüber wissen musst

Gemeinsames Postfach: Alles, was du darüber wissen musst

Gemeinsame Postfächer sind eine großartige Möglichkeit, sich innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens zu organisieren.
Ein gemeinsames Postfach erlaubt es mehreren Nutzern auf ein Postfach sowie auf die darin ein- und ausgehenden Nachrichten zuzugreifen. Administriert wird es jedoch nur von einem Nutzer, dem sogenannten Besitzer.

Oft wird auch von einem geteilten, einem freigegebenen Postfach oder einer Shared Mailbox gesprochen. Gemeint ist mit allen Begriffen das Gleiche.

Wann benötigt man ein gemeinsames Postfach?

Ein gemeinsames Postfach macht vor allem dann Sinn, wenn generische E-Mail-Adressen, wie beispielsweise info@, bewerbung@, sales@ oder support@, verwaltet werden sollen. Meist können auf die Postfächer hinter solchen E-Mail-Adressen mehrere Personen einer Abteilung oder eines Unternehmens zugreifen.

Weiterhin bietet eine Shared Mailbox die Chance, anderen Personen, wie zum Beispiel AssistentInnen oder KollegInnen, das eigene Postfach freizugeben. Somit kannst du die Beantwortung und Organisation von E-Mails einfacher delegieren.

Auch die Projektorganisation kann durch ein gemeinsames Postfach enorm vereinfacht werden. So erhalten alle die gleiche E-Mail. Wird aus dem Postfach auf eine Mail geantwortet, wird diese mit der entsprechenden Konfiguration ebenfalls in Postfach gespeichert. Somit hat jeder stets den gleichen Wissensstand.

Aber nicht nur Projekte, auch der Eingang von Kundenanfragen in Vertrieb und Support oder Bewerbungen in der Personalabteilung können über geteilte Postfächer optimal organisiert werden.

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Vorteile eines gemeinsamen Postfachs

Die Nutzung eines geteilten Postfachs bringt einige Vorteile mit sich:

  • Projekte, Bewerbungen oder Kundenanfragen können strukturierter bearbeitet werden.
  • Die Verantwortung liegt bei mehreren Personen, die Zugriff auf das Postfach haben. Bei unerwarteten Abwesenheiten geht also keine Kommunikation unter.
  • Nur explizit ausgewählte Nutzer haben Zugriff auf das Postfach.
  • Jeder Nutzer des Postfachs hat den gleichen Wissensstand und Zugriff auf die stattfindende Kommunikation.
  • Es ist einfacher, die Beantwortung und Organisation von E-Mails zu delegieren (z.B. an AssistentInnen oder KollegInnen).
  • Bei Beantwortung einer E-Mail ist die Mailbox-Adresse (z.B. info@) auch die Absender-Adresse und es muss nicht mit einer persönlichen E-Mail-Adresse geantwortet werden.
  • Einheitliches kommunikatives Auftreten nach außen.

Bei allen Vorteilen gibt es jedoch auch einige wenige Punkte zu beachten.

Das sollte bei der Nutzung beachtet werden

Insbesondere in größeren Gruppen kommt es oft zu einer "Ein anderer wird sich sicher darum kümmern"-Mentalität. So kann es passieren, dass sich alle auf den jeweils anderen verlassen und E-Mails damit nicht zeitnah beantwortet werden. Dabei ist eine schnelle Reaktion insbesondere im Support oder im Sales ein entscheidender Faktor für die Kundenzufriedenheit oder gar den Abschluss eines Deals.
Ein automatisierter Workflow und die Zuweisung von E-Mails oder Aufgaben kann hier leicht Abhilfe schaffen.

Fazit

Der Zugriff mehrerer Nutzern auf eine E-Mail-Adresse bringt viele Vorteile mit sich, sei es kommunikativer oder organisatorischer Art. Die Organisation von freigegebenen Postfächern ist einfach und durch die klare Zuständigkeit eines Besitzers können technische Änderungen oder Einstellungen nicht ohne Weiteres von den Nutzern vorgenommen werden.

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